Being-a-boss Block

Leeswijzer

Alle informatie welke van belang is voor het Building Block genaamd Being-a-boss Block is in deze blog te vinden. Externe bronnen worden door middel van een blauwe hyperlink aangegeven. De criteria waaraan voldoen moet worden worden duidelijk aangegeven door middel van kopjes met dezelfde naam als de kopjes op CLE.

Wanneer je voor een opdrachtgever werkt, kun je inzicht geven in de mensen, tijd en middelen die tot je beschikking staan. Je kunt een realistische planning maken en bijtijds bijsturen gedurende het traject, om deadlines te halen. Je toont aan inzicht te hebben in de stappen die genomen moeten worden om tot een eindproduct te komen. Je legt dit vast in een plan van aanpak waarin je ingaat op de volgende punten.

Debriefing
De opdracht wordt geverifieerd door in eigen woorden te beschrijven wat jij gehoord hebt naar aanleiding van de gesprekken met de opdrachtgever.

Aan het einde van CLE 1 kreeg ik in het algemeen te horen dat ik opzoek moest gaan naar een opdrachtgever om een reserveringssysteem voor te gaan ontwikkelen. Meer niet, dit was de briefing die ik heb gekregen in de eerste instantie vanuit de opleiding. Vervolgens ben ik meer te weten gekomen over de opdracht en heb ik een opdrachtgever weten te regelen.

In de eerste instantie had ik het idee om voor het Stadslab een systeem te gaan maken. Maar omdat de communicatie in het begin al heel stroef verliep heb ik in overleg met Jan (coach) en Elise (Stadslab) besloten dat ik met een andere opdrachtgever aan de slag zou gaan. Dit is Marlous Laro (Schoonheidssalon Laro).

Ik ben bij Marlous op bezoek geweest om aan haar uit te leggen wat de bedoeling is van de opdracht en wat ik van haar verwacht als opdrachtgever. Ze was erg enthousiast. Naar aanleiding van ons gesprek heb ik een uitgebreide debriefing opgesteld met alle informatie. Deze is goedgekeurd en ondertekend, dit heb ik ook aan Jan laten zien.

Samenwerkingsovereenkomst, debriefing en planning (openen)

Middelen
Je bent in staat inzicht te geven in de middelen die je nodig hebt om tot een eindproduct te komen.

Middelen die ik nodig heb voor de opdracht welke ik van mijn klant heb gehad (CLE 2) splits ik op in een aantal categorieën. Het gaat hierbij om fysieke producten, softwarematige producten maar ook kennis.

De fysieke producten die ik nodig heb zijn meer dan alleen een laptop met internetverbinding ondanks het product wat ik ga realiseren uiteindelijk zal volledig uit software bestaan. Het gehele proces hieraan vooraf begint met pen en papier. Tijdens de briefing maak je aantekeningen en schetsjes. Verder in het proces tijdens het nadenken over het ontwerp van de website ontstaan er eerst kleine schema’s en wireframes op papier welke later digitaal uitgewerkt worden.

De softwarematige producten zijn in principe vrijwel allemaal gratis. Om te beginnen bij Adobe XD, dit heb ik gebruik voor het maken van een aantal HiFidelity wireframes. PhpStorm (studentenlicentie) is een programma wat ik gebruik om mijn webapplicaties te bouwen in PHP, JS, HTML en CSS. Daarnaast gebruik ik XAMPP, dit is een programma waarmee ik een Apache webserver lokaal kan hosten en een MySQL database welke werkt via phpMyAdmin. Hiermee ben ik in staat om het eindproduct te maken. Uiteindelijk zal dit naar de server gaan waar mijn klant haar huidige website host.

En het belangrijkste van alles is de kennis die je moet bezitten. Dit gaat niet enkel over de technische kennis maar ook een sociaal stuk is belangrijk vind ik. Omdat je samen moet werken met een klant en gebruikers wil je dat de communicatie netjes en goed verloopt. Technische kennis had ik in het begin moeite mee omdat we eigenlijk geforceerd werden om tijdens deze CLE te leren en te werken tegelijkertijd maar na een aantal weken ging dit goed. HTML en CSS zijn niet heel lastig om in de basis een goed product te realiseren, PHP is een heel ander verhaal. Maar het is gelukt en het eindproduct is beter geworden dan ik had verwacht.

Risico’s
Je bent in staat risico’s binnen het proces te benoemen en bijbehorende maatregelen te beschrijven.

Er zijn factoren welke een risico kunnen vormen, met een aantal van deze risico’s heb ik ook te maken gehad en creatief moeten oplossen om niet in de knel te komen naarmate de deadline nadert.

Om te beginnen met de communicatie – dit wordt aan het einde van deze blog uitgebreid behandeld onder de kop ‘Communicatie’. Waar ik tegenaan liep was een opdrachtgever welke het zelf eigenlijk te druk had om binnen een redelijke periode van een aantal dagen te regeren. Dit zorgde ervoor dat ik in het begin hier meteen op vastliep en bijna een volle week heb moeten wachten op een reactie/afspraak. Dit heb ik ook aangekaart bij haar, Jesse en Jan. Eerst wilde ik het nog afwachten om te kijken of het zou verbeteren, maar dat was niet het geval. Om niet direct bij aanvang al achter te gaan lopen kwam ik met het voorstel om een andere opdrachtgever te zoeken. Dit resulteerde in een perfecte samenwerking.

De planning – dit is de eerste keer dat ik überhaupt echt een systeem ga programmeren en op deze manier een samenwerking aan ga met een echte opdrachtgever. Het was dus lastig om in te schatten hoeveel tijd ik per stap in het proces kwijt zou zijn. Vrijwel iedereen kampt hiermee en ik kan hierbij ook niet geholpen worden omdat iedereen een ander werktempo heeft en andere dingen lastig/makkelijk vindt. Om op safe te spelen heb ik een aantal deadlines enkele dagen eerder gepland dan deze daadwerkelijk zijn. Dit zorgde ervoor dat als ik eerder klaar was, dat ik een aantal extra dagen over heb. Deze kon ik vervolgens weer gebruiken als ik een deadline neigde te missen.

Gebrek aan kennis/onervaren – dit is een kwestie van doen en leren. Door bezig te zijn met het programmeren, plannen, communiceren enzovoort leer je hoe je hiermee om moet gaan. Wat ik vooral tijdens het programmeren (PHP) merkte is dat ik in het begin er echt moeite mee had omdat het nieuw was. Maar tijdens de vakantie ben ik een aantal dagen achter elkaar hiermee aan de slag gegaan en dan gaat het vanzelf beter. Een van de maatregelen is dus gewoon doen, en bij problemen maak ik gebruik van vooral online informatie. Ook heb ik veel aan Jesse gehad. Samen sparden we over problemen en kwamen we hier meestal wel aan uit.

Te veel informatie – in de eerste twee weken had ik af en toe het gevoel door de bomen het bos niet meer te zien. Er kwam veel nieuwe informatie binnen. Op een bepaald moment wist ik niet meer waar ik aan moest beginnen. Gelukkig werd tijdens de ontwerplessen een hele fijne methode behandeld hoe je een groot vraagstuk, het ontwerpen en ontwikkelen van een reserveringssysteem, kan opdelen in deeltaken. Het maken van user stories en deze sorteren op basis van MoSCoW heb ik me erg goed aan vast kunnen houden om prioriteiten te stellen.

Proces
Je bent in staat inzicht te geven in de stappen die moeten worden genomen om tot een eindproduct te komen.

Het begint allemaal bij de briefing van de klant. In het geval van deze CLE ligt het iets anders omdat de school van ons vraagt om een opdrachtgever te zoeken. Normaliter komt deze naar jou toe met een opdracht. Eerst heb ik uitgelegd aan Marlous mijn vraag aan haar is: wil jij mijn opdrachtgever zijn voor een reserveringssysteem voor jouw salon?

Dit wilde ze graag en al snel volgde er een introductiegesprek waarbij ze haar wensen van het systeem aan mij duidelijk maakte. Ik heb vragen gesteld omtrent haar doelgroep om hier meer te weten over te komen wat nodig is voor het ontwerp van het uiteindelijke product.

Met deze informatie ben ik aan de slag gegaan. Er is een debriefing inclusief overeenkomst gekomen en een eerste planning. Nadat deze goedgekeurd was heb ik onderzoek gedaan naar haal doelgroep, een persona opgesteld, user story’s gemaakt en wireframes gemaakt.

Deze deelproducten zijn allemaal op tijd volgens planning gecommuniceerd naar mijn opdrachtgever. Ze had een enkele opmerking/vraag wat de privacy en opslaan van data betreft. Dit heb ik vervolgens opgenomen in de user stories en in het wireframe. Nu was het helemaal goed.

Het programmeren kan beginnen. Dit is een kwestie van beginnen met de back-end in mijn geval. Ik wil eerst alle must haves en should haves werkend hebben. Als deze werken en naar wens zijn van de klant (feedback) ga ik aan de slag met de front end om het systeem er visueel aantrekkelijk uit te laten zien.

Als uiteindelijk alles erin verwerkt zit en opgemaakt is gaat het getest worden door een (kleine) groep gebruikers om hier feedback van te krijgen. Wat is goed, wat moet beter, waarom werken bepaalde dingen wel of niet logisch enzovoort.

Met al deze data ben ik gaan itereren. Dit doe ik omdat je natuurlijk vanuit het oogpunt van de eindgebruiker moet werken. Zij zijn de doelgroep en voor hen moet het product gemaakt zijn. Nu kan het voor de laatste keer naar de opdrachtgever toe als het voldoet.

De laatste stappen zijn het implementeren van het systeem in de huidige website en reflecteren op het verloop van de afgelopen weken om te bekijken wat wel/niet goed ging en vooral waarom.

Flexibele planning
Je bent in staat realistisch te plannen en bij te sturen als je opdrachtgever of de omstandigheden dit vereisen.

Het plannen was goed te doen, we hebben een duidelijk beginpunt gehad en een deadline waarop het project af moet zijn. Hierbinnen vallen nog een aantal deadlines van de sprints die we hebben. Naar de verplichte deadlines heb ik voor mezelf en de opdrachtgever nog extra deadlines toegevoegd. Nu weet de opdrachtgever welk deelproduct ze wanneer kan ontvangen en ik heb een gedetailleerd overzicht waarop te zien is wanneer wat af moet zijn.

Zoals eerder beschreven in deze blog onder het kopje ‘Risico’s’ heb ik een aantal deadlines extra krap ingedeeld om speling te creëren voor mezelf. Wanneer iets eerder af is dan begroot heb ik tijd over, deze kan ik dan weer gebruiken mocht er een andere stap langer duren dan de bedoeling is.

Tot op heden heb ik drie keer mijn planning moeten aanpassen. De eerste twee aanpassingen zijn gemaakt omdat ik een paar taken naar achteren heb geschoven. Maar de derde aanpassing was in positieve zin omdat ik een aantal deeltaken eerder heb afgerond dan in de eerdere planningen begroot was. Dit is erg gunstig omdat ik aan het einde van de rit op tijd het product af zal gaan hebben! De planningen staan hieronder. (Met ‘X’ en ‘>’ geef ik aan wat er verschoven is in de planningen.)

Communicatie
Je bent in staat je eigen werkzaamheden en je voortgang regelmatig te bespreken met je opdrachtgever, zodat tijdig bijgestuurd kan worden en je reflecteert hierop.

Zoals eerder in de blog aangegeven te hebben verliep de communicatie met mijn eerste opdrachtgever niet zoals gehoopt. Toen ik hoorde dat we een opdrachtgever moesten regelen voor een reserveringssysteem ben ik meteen naar het Stadslab gegaan. Het leek me namelijk erg leuk om voor een afdeling binnen school iets te ontwikkelen. Toen ik bij de balie kwam en mijn verhaal deed heb ik het e-mailadres van Elise gehad. Per mail had ik een afspraak gemaakt om de bedoeling te bespreken. Maar al snel bleek dat het Stadslab niet een hele geschikte opdrachtgever was en de communicatie was ook niet al te best helaas. Dit kwam door de drukke agenda van Elise. Dit heb ik daarom ook aangekaart bij Jesse, Jan en Elise zelf. Samen met Jan heb ik besloten om te zoeken naar een andere opdrachtgever omdat ik niet achter wil gaan lopen. Toen ik een geschikte opdrachtgever gevonden had heb ik mijn verhaal gedaan bij het Stadslab en gelukkig was er begrip voor de situatie. De details over het verloop van deze fase is terug te vinden in mijn dagelijkse blogs van CLE 2.

De communicatie met Marlous verliep eigenlijk vlekkeloos. Nadat ik contact met haar heb gehad via Whatsapp volgde er snel een eerste gesprek om te bespreken wat de bedoeling is van mijn opdracht, ze was enthousiast en wilde graag meewerken. Toevallig was ze al een tijdje opzoek naar een reserveringssysteem. Ze had wat voorwerk gedaan waardoor ik een hoop informatie zoals reserveringen, tijden, openingstijden, prijzen enzovoort al mee kon nemen. Ook had ze antwoord op m’n vragen met betrekking tot haar doelgroep, klantenkring, concurrenten enzovoort. De communicatie verliep informeel maar was wel serieus en duidelijk.

Zoals in de eerdere planning te zien is zijn er regelmatig contactmomenten waarop we de deelproducten gedeeld worden. Hier krijg ik dan feedback op en deze kan ik verwerken en opnieuw op reflecteren. Tussendoor is er ook contact maar de deadlines zijn wel fijn omdat je dan gedwongen wordt om echt iets op te leveren en reactie hierop krijgt. Een voorbeeld hiervan is de AVG-pagina. In de eerste instantie had ze wel aangegeven dat daar rekening mee gehouden moet worden. Tijdens een feedback moment haalde ze dit nogmaals aan en dit heb ik ook direct verwerkt en gecommuniceerd naar Marlous en het werd goedgekeurd.

Het gehele proces en de communicatie is in detail terug te vinden in de dagelijkse blogs van CLE 2 onder aan deze pagina.

Blogposts in detail
Hieronder zijn de dagelijkse blogposts te vinden met betrekking tot dit Building Block uit CLE 2. Achter de dag staat welke onderwerpen behandelt worden in de post.

Maandag 18 november – Introductie en team maken
Dinsdag 19 november – Communicatie
Woensdag 20 november – Communicatie, debriefing en planning

Dinsdag 26 november – Communicatie en debriefing
Woensdag 27 november – Onderzoek, samenwerken, persona en debriefing

Kerstvakantie 2019 – Onderzoek, communicatie, ontwikkelen

Maandag 6 januari – Communicatie, onderzoek, ontwikkelen
Dinsdag 7 januari – Zelfreflectie, building block
Woensdag 8 januari – Evalueren, fixes, speedcourse
Donderdag 9 januari – Work in progress

Maandag 13 januari – Zelfstandig werken, stadslab